結論から言うと、領収書に法律で決まった様式はなく、必要な項目さえそろっていれば手書きでもExcelでも構いません。ただし「日付・宛名・金額・但し書き・発行者」の5つは必ず入れます。私たち Techt は、自社の経理を freee（会計ソフト）と Claude Code（クロードコード）で回している会社です。だからこそ、ひな形を配って終わりではなく「実際に発行して分かった、間違えやすいところ・つまずくところ」まで含めてお伝えできます。
この記事は、経理や税金にくわしくない個人事業主・小さな会社の方に向けて、2026年7月時点の領収書の書き方を、基本から手順に沿って整理したものです。むずかしい用語は出てきた場所で説明するので、順番に読めば1枚目の領収書が作れます。先にひとつだけ大事なことを。領収書はお金を受け取った証拠になる書類なので、金額はAI任せにせず必ず人が確認してください。
この記事で分かること
- 領収書に最低限書く5項目（日付・宛名・金額・但し書き・発行者）
- 「お品代」で済ませない、但し書きの正しい書き方
- 領収書がインボイス（適格簡易請求書）になる条件
- メール・PDFで受け取った領収書の保存ルール（電子帳簿保存法）
- 収入印紙が必要な金額と、電子なら不要になる理由
- Claude Codeで領収書の下書きを作るコツと注意（Techtの実例）
領収書に最低限入れる5項目（2026年7月時点）
領収書のフォーマットは自由ですが、「これがないと証拠として弱い」という項目は決まっています。まずは下の5項目がそろっているかを基準にしてください。市販の複写式の領収書も、テンプレートを選ぶときも、この項目が埋められるかで判断できます。
| 記載項目 | 何を書くか | つまずきやすい点 |
|---|---|---|
| ① 日付 | 代金を受け取った日 | 空欄・年の記入漏れが多い。西暦か和暦かを統一する |
| ② 宛名 | 代金を払った相手の氏名・会社名 | 「上様」は避け、正式名称で書くのが基本 |
| ③ 金額 | 受け取った金額（税込） | 改ざん防止に「¥12,345※」など頭に記号・末尾に印を付ける |
| ④ 但し書き | 何の代金か（用途） | 「お品代」で済ませない。具体的に書く（次章） |
| ⑤ 発行者 | お金を受け取った側（自分）の屋号・氏名・住所 | 連絡先も添えると信頼性が上がる |
この5項目に加えて、税込金額の内訳（本体価格と消費税額）や、後で説明する登録番号を入れておくと、経費や消費税の処理で相手に喜ばれます。金額が3万円を超えるような領収書では、③の金額欄は改ざんされにくい書き方——数字の頭に「¥」や「金」、末尾に「※」や「−（也）」を付ける——を習慣にしておくと安心です。
但し書きの書き方——「お品代」で済ませない
領収書でいちばん雑になりがちなのが、④の但し書きです。「お品代として」と書かれた領収書をよく見かけますが、但し書きは「何にお金を使ったか」を示す欄で、ここが曖昧だと、経費として認められにくくなることがあります。税務調査で内容を問われたときに説明できるよう、具体的に書くのが基本です。
| 避けたい書き方 | おすすめの書き方 |
|---|---|
| お品代として | 書籍代として |
| お食事代として | 打合せの飲食代として（〇〇社様との会議） |
| 品物代として | 事務用品代として（コピー用紙・文具） |
コツは「勘定科目が思い浮かぶ言葉」で書くことです。「書籍代」なら新聞図書費、「飲食代」なら会議費や接待交際費、というように、経理する人が仕訳しやすい言葉を選びます。発行する側は、相手に「但し書きはどうしますか」と一言聞いて、具体的に書いてあげると親切です。
領収書はインボイス（適格簡易請求書）にもなる
2023年10月に始まったインボイス制度では、取引先が支払った消費税を差し引く（仕入税額控除といいます）ために「適格請求書（インボイス）」が必要になりました。ここで多くの方が誤解しがちなのが、「インボイス＝請求書」ではないという点です。決められた記載事項さえ満たせば、領収書やレシートも「適格簡易請求書（簡易インボイス）」としてインボイスの役割を果たせます（手書きでも構いません）。
適格簡易請求書の記載事項は、国税庁により次の5つと定められています（2026年7月時点）。通常の適格請求書と違い、宛名（交付先の名称）を省略できるのが「簡易」と呼ばれる理由です。
- ① 発行者の名称と登録番号：自分（お金を受け取る側）の屋号・氏名と、「T」＋13桁の登録番号
- ② 取引年月日：代金を受け取った日
- ③ 取引内容：何の代金か。軽減税率8%の対象があれば「その旨」も記載
- ④ 税率ごとに区分した合計金額と適用税率：10%対象・8%対象に分けた合計額と税率
- ⑤ 税率ごとの消費税額（または適用税率）
ただし、この簡易版を使えるのは小売業・飲食店業・タクシー業・駐車場業など、不特定多数の相手に反復して取引する事業に限られます。特定の取引先へ個別に領収書を出すような通常のBtoB取引では、宛名を省いた簡易版ではなく、宛名入りの適格請求書が必要です。登録番号は、税務署に「適格請求書発行事業者」として登録した事業者だけが持てます。消費税の納税を免除されている免税事業者は登録番号を持てないため、領収書にも登録番号は書けません（登録の要否は取引先の状況で判断します）。
メール・PDFで受け取った領収書は「電子のまま保存」
次に、もらった領収書の保存です。ここは近年ルールが変わったので、特に注意が必要です。電子帳簿保存法により、メールやサイト上で電子的に受け取った領収書は、原則として電子データのまま保存しなければなりません。ネット通販の購入明細、PDFで届いた領収書、経費精算アプリ上の領収書などが対象です。紙でもらった領収書は、これまでどおり紙で保管して問題ありません。電子で受け取ったものだけ電子保存、と覚えると迷いません。
電子データの保存には、国税庁が求める2つの条件があります。
- 真実性の確保：改ざんを防ぐ措置をとること。タイムスタンプや専用システムのほか、「改ざん防止の事務処理規程を定めて守る」方法でも構いません（小規模事業者はこれが現実的です）。
- 可視性の確保：「日付・金額・取引先」で検索できる状態にし、画面や印刷ですぐ確認できるようにしておくこと。ファイル名に日付・金額・取引先を入れておくと、この検索要件を満たしやすくなります。
よくある間違い——「印刷して紙で保管」だけではダメ：メールで届いたPDFの領収書を紙に印刷して、元の電子データを捨ててしまうのは認められません。電子で受け取ったものは電子データのまま残す必要があります。紙に印刷するのは自由ですが、それは控えであって、原本の電子データは削除せず保存してください。件数が少ないうちは、取引先ごと・年月ごとのフォルダに、日付・金額・取引先を入れたファイル名で保存しておくだけでも実務は回ります。
収入印紙——紙で5万円以上は必要、電子なら不要
紙で発行する領収書には、収入印紙が必要になる場合があります。国税庁のルール（No.7105）では、記載金額が5万円以上の領収書に印紙税がかかり、5万円未満は非課税です（2026年7月時点）。売上代金の領収書なら、5万円以上100万円以下で200円、金額が上がるほど段階的に高くなります。個人が私物を売ったときなど「営業に関しない」受取書は、金額にかかわらず非課税です。
ここで知っておきたいのが、電子で発行すれば収入印紙は不要という点です。国税庁の見解では、PDFやメールで電子的に渡した領収書は印紙税法上の「文書」に当たらないため、金額がいくらでも印紙は0円になります。下の図で、印紙が必要かどうかを整理しました。
電子で出したのに印刷して郵送すると課税：PDFで作った領収書でも、それを印刷して紙で相手に渡すと「紙の文書の交付」になり、5万円以上なら印紙が必要になります。印紙代を節約したいなら、PDFのままメールで送る・ダウンロードしてもらう、という電子交付で完結させるのがポイントです。金額の大きい取引が多い事業ほど、電子交付の効果は大きくなります。
Claude Codeで領収書を作るときのコツ（Techtの実例）
必要な項目とルールが分かったら、実際の作成です。Claude Codeは、対話しながら文書を作れるAIの道具で、領収書のように「型は決まっているが中身は毎回変わる」書類と相性が良いです。ここで1つコツを。Claude Codeは、チャット型のAIと違って「自分の屋号・登録番号・住所」や領収書のひな形をファイルとして覚えておけるため、一度型を作れば、次からは宛名・金額・但し書きを渡すだけで下書きが出てきます。私たちTechtも、自社の経理はfreee（会計ソフト）とClaude Codeで運用しています。
ただし、領収書ならではの注意が1つあります。金額は必ず人が検算してください。AIは文面づくりは得意ですが、合計や消費税額の計算を取り違えることがあります。領収書はお金を受け取った証拠になる書類なので、数字が1桁違うだけで信用問題になります。実務では、下書きの文面や但し書きの言い回しはAIに素早く整えてもらい、金額の最終確認と発行・記録は freee のような会計ソフトで行う——という組み合わせが確実です。会計ソフトなら、税率ごとの消費税額の計算や登録番号の自動記載もしてくれるため、計算ミスと記載漏れを同時に防げます。
よくある質問
領収書の但し書きに「お品代」と書いてもいいですか？
「お品代」でも領収書として無効になるわけではありませんが、避けたほうがよいです。但し書きは経費の内容を示す欄で、「書籍代として」「打合せの飲食代として」のように何に使ったかが分かるよう具体的に書くのが基本です。中身が「お品代」だと、税務調査で内容を問われたときに説明が難しくなり、経費として認められにくくなることがあります。発行する側は、相手から用途を聞いて具体的に書いてあげると親切です。
領収書はインボイス（適格請求書）の代わりになりますか？
なります。登録番号など決められた記載事項を満たせば、領収書やレシートも「適格簡易請求書（簡易インボイス）」として、取引先の仕入税額控除に使えます。手書きでも構いません。ただし簡易インボイスを出せるのは、小売業・飲食店業・タクシー業・駐車場業など、不特定多数の相手に反復して取引する事業に限られます。特定の取引先へ個別に発行する通常のBtoB取引では、宛名を省略できる簡易版ではなく、宛名入りの適格請求書が必要です（2026年7月時点）。
領収書に収入印紙はいくらから必要ですか？
紙の領収書は、記載金額が5万円以上になると収入印紙が必要です（国税庁No.7105、2026年7月時点）。5万円未満は非課税で印紙は不要です。売上代金の領収書なら、5万円以上100万円以下で200円、金額が上がるほど段階的に高くなります。なお、PDFやメールで電子的に渡す領収書は印紙税法上の「文書」に当たらないため、金額にかかわらず印紙は不要です。個人の私的な売買など「営業に関しない」受取書も非課税です。
メールで受け取ったPDFの領収書を、印刷して紙で保管してもいいですか？
いけません。電子帳簿保存法により、メールやサイト上で電子的に受け取った領収書は、原則として電子データのまま保存する必要があります（紙に印刷して電子データを捨てるのは不可）。保存には、改ざん防止の措置（事務処理規程を定めて守る等）と、「日付・金額・取引先」で検索できる状態にしておく可視性の確保が求められます。自分が紙でもらった領収書はそのまま紙で保管して問題ありません。電子で受け取ったものだけ電子保存、と覚えておくと迷いません。
Claude Codeで領収書は作れますか？金額は正しく計算されますか？
作れます。屋号や発行者情報、領収書のひな形を一度覚えさせておけば、宛名・金額・但し書きを渡すだけで下書きが出ます。ただし金額は必ず人が検算してください。AIは合計や消費税額を取り違えることがあり、領収書はお金を受け取った証拠になる書類なので、数字のミスは信用問題に直結します。私たちTechtも自社の経理はfreee（会計ソフト）とClaude Codeで運用していますが、文面はAI、金額の最終確認は人、という線引きを徹底しています。
まとめ
- 領収書に決まった様式はないが、日付・宛名・金額・但し書き・発行者の5項目は必須
- 但し書きは「お品代」で済ませず、「書籍代として」など用途が分かるよう具体的に書く
- 登録番号など記載事項を満たせば、領収書・レシートも適格簡易請求書（インボイス）になる。ただし小売・飲食など不特定多数向けの取引に限る
- メール・PDFで受け取った領収書は電子のまま保存（電子帳簿保存法）。印刷して電子データを捨てるのは不可
- 紙で5万円以上は収入印紙が必要（No.7105）。電子で渡せば金額にかかわらず印紙は0円
領収書づくりは、必要な項目とルールさえ押さえれば難しくありません。5項目をそろえ、但し書きを具体的に書き、電子で受け取ったものは電子で保存する——この基本を守れば、個人事業主や小さな会社でも自分で用意できます。Techt は、自社の実務（HP制作・経理・請求・資料作成）を Claude Code と freee で回している経験をもとに、経営者・個人事業主の方のAI活用の相談を受けています。使い方で行き詰まったら、無料相談でお気軽にどうぞ。あわせて見積書・請求書・領収書の違いや請求書をClaude Codeで作る手順、インボイス制度とはも参考にしてください。
